La sfida

367.981

eventi business realizzati in Italia nel 2024 (+8,2% sul 2023). 29,2 milioni di partecipanti, 47,2 milioni di presenze (+12,9%).

Fonte: OICE 2025, Federcongressi & eventi · ASERI Università Cattolica

11,7 mld €

contributo economico diretto della meeting industry italiana. Italia 2° al mondo per congressi internazionali certificati (635), dopo gli USA.

Fonte: ENIT-Federcongressi 2025 · ICCA Country Ranking 2024

La maggior parte dei PCO (Professional Congress Organizers), delle aziende farmaceutiche, delle società scientifiche e degli ordini professionali si trova davanti a un dilemma: internalizzare la segreteria (costoso, sotto-utilizzato il resto dell'anno) oppure improvvisare ogni volta (rischioso, non scalabile).
FEEL|Bridge è la terza via: una segreteria organizzativa industrializzata as-a-service, dimensionata sull'evento, certificata sui processi, multilingua per default.

Il nostro congresso si fa una volta all'anno. Non abbiamo uno staff dedicato. Il segretario scientifico fa anche il professore, il primario, il genitore. Non riesce a gestire 400 abstract da solo.

— Voce ricorrente delle Società Scientifiche italiane

Un congresso medico da 2.000 partecipanti riceve 200-400 email al giorno nei giorni precedenti l'apertura. Un evento corporate con 500 delegati genera 1.500 cambi di prenotazione tra accreditamento e check-out. Una conferenza scientifica internazionale gestisce fino a 9.000 abstract in una sola edizione.

Tutto questo è "must-not-fail".

L'evento accade una volta sola. Se la mail di conferma arriva tardi, se il badge è sbagliato, se il pagamento non è registrato, se lo speaker non riceve il contratto — quella reputazione non si recupera con un'apologia.

- sei servizi

La Nostra Risposta

01

Segreteria organizzativa

Il cuore della BU. Gestione end-to-end di iscrizioni, comunicazioni ai partecipanti, anagrafiche, modifiche, cancellazioni, lista d'attesa. Portale dedicato brandizzato, integrazione con il gestionale del cliente, reportistica continua.
02

Accrediti & badge management

Gestione accrediti pre-evento e on-site: produzione e stampa badge (anche on-demand), check-in con QR code, tracking presenze in sala, gestione VIP e speaker. Postazioni dedicate agli ingressi, personale formato, backup operativo.
03

Gestione pagamenti & quote

Incasso quote di iscrizione, gestione tariffe differenziate (early bird, member, student, day pass), fatturazione automatizzata, riconciliazione contabile, gestione rimborsi e note di credito. Conformità PSD2 e antiriciclaggio.
04

Helpdesk multilingua

Front office del congresso: telefono, email, chat, WhatsApp Business in 14 lingue UE. Operatività estesa nei giorni-evento (anche H24 quando richiesto). Knowledge base evento, escalation strutturate.
05

Speaker & abstract management

Gestione del flusso scientifico: ricezione abstract, smistamento al comitato di valutazione, notifica autori, raccolta presentazioni, contratti e onorari speaker, gestione trasferte e alloggi. Critico nei congressi medici e scientifici, sempre in coordinamento con il provider ECM scelto dal committente.
06

Post-evento & deliverable

Survey di customer satisfaction, distribuzione attestati di partecipazione e — sui congressi accreditati — invio degli attestati ECM emessi dal provider, distribuzione atti e materiali, follow-up commerciale agli sponsor, reportistica finale al committente. La qualità si misura anche dopo.

Il ciclo dell'evento — 4 fasi

Ogni evento è un progetto a sé, ma ogni progetto segue lo stesso ciclo operativo industrializzato in 4 fasi con deliverable chiari, ownership definita, KPI condivisi col cliente.

01

Setup

(3-12 mesi prima)
Configurazione del portale, definizione tariffe e regole di iscrizione, setup helpdesk, training del team, onboarding sponsor.

02

Operate

(fase pre-evento)
Gestione iscrizioni, helpdesk, comunicazioni, gestione abstract e speaker, incasso quote. Reportistica settimanale al committente.

03

Deliver

(D-Day · live)
Postazioni accrediti, info-point, helpdesk H24, gestione modifiche on-site, presidio VIP, tracking sale, supporto sponsor.

04

Close

(30 giorni dopo)
Survey ai partecipanti, distribuzione degli attestati ECM emessi dal provider, distribuzione atti, riconciliazione finanziaria, report finale, lessons learned.

Compliance:

FEEL|Bridge non è provider ECM: lavoriamo come facilitatore operativo a fianco deiprovider ECM accreditati scelti dal committente, supportando la rilevazione presenze conforme airequisiti AGENAS (firma elettronica, tracking sale, soglia di partecipazione minima) e curando ladistribuzione finale degli attestati emessi dal provider. Tutta la nostra operatività rispetta il Reg.UE 2016/679 (GDPR), il Codice Deontologico Farmindustria per gli eventi pharma, e le direttiveAIFA per il rapporto operatori sanitari/industria. Audit trail completo per ogni transazione ecomunicazione.

Parametri

KPI che misuriamo

REG

Registration Rate

Benchmark: Trend monitorato day-by-day

Velocità e completezza delle iscrizioni rispetto al target. Indica se la campagna comunicativa funziona e se il portale converte.

CHK

Check-in Throughput

Benchmark: Standard: 120-180 ppl/ora/postazione

Partecipanti accreditati per ora durante il D-Day. Determina la velocità delle code di ingresso e l'esperienza percepita all'arrivo.

FRT

First Response Time

Benchmark: SLA: <4h email · <30s voce

Tempo medio di prima risposta dell&#39;helpdesk a email/chiamata del partecipante. Critico nei 30 giorni prima dell'evento.

PAY

Payment Success Rate

Benchmark: Target >95%

Tasso di transazioni di iscrizione completate al primo tentativo. Indicatore della friction sul processo di pagamento.

NPS

Resolution Rate

Benchmark: Target >85%

Percentuale di richieste risolte al primo contatto, senza escalation né riapertura. Standard di qualità del servizio.

NTS

Net Promoter Score

Benchmark: Target eccellenza >+50

Indicatore di soddisfazione misurato a evento concluso sui partecipanti. Il vero giudizio sulla qualità organizzativa.

Per chi lavoriamo — 8 tipologie di committente

  • PCO & Agenzie eventi
  • Pharma & Med Devices
  • Società scientifiche
  • Provider ECM accreditati
  • Ordini professionali
  • Aziende corporate
  • Associazioni di categoria
  • Enti fieristici
CASE STUDY · SOCIETÀ SCIENTIFICA · CONGRESSO MEDICO ANNUALE

Case study

Da segreteria improvvisata a operatività industrializzata.

2.400

partecipanti accreditati nei 3 giorni

94%

resolution rate dell&#39;helpdesk pre-evento

+62

NPS post-evento sui partecipanti

100%

attestati ECM distribuiti nei tempi attesi dal provider

Una società scientifica italiana al suo congresso annuale numero 38:
  • 2.400 partecipanti,
  • 180 speaker,
  • 6 sale parallele,
  • 850 abstract sottomessi.
Il segretario scientifico — un primario universitario — fino al 2024 gestiva tutto con 2 collaboratori interni e dialogava direttamente con il provider ECM accreditato.
 
Esito: helpdesk saturo nelle ultime 3 settimane, 12 reclami formali sul sistema di pagamento, 4 contestazioni post-evento sugli attestati ECM distribuiti in ritardo per disallineamento tra dati raccolti e dati trasmessi al provider.
 
Per l'edizione successiva ci hanno affidato l'intera segreteria organizzativa con il modello FEEL|Bridge:
  • portale iscrizioni brandizzato,
  • helpdesk multilingua dedicato 12 settimane prima,
  • team accrediti on-site di 8 persone,
  • gestione abstract con piattaforma di peer review,
  • raccolta presenze conforme AGENAS
  • flusso dati strutturato verso il provider ECM partner del cliente,
  • post-evento entro 21 giorni con tutti gli attestati distribuiti.
Riultato: Il segretario scientifico è tornato a fare il primario. La società scientifica ha aumentato del 18% le iscrizioni grazie al funnel migliorato. Lo sponsor pharma principale ha rinnovato la partnership a 3 anni.